Historische Daten - Trados #3


Durch Übertragung alter Daten sofort einsatzbereit.

13.02.2017   ·   Bild: jillmackie / pixabay - CC-0   ·   Zurück zum Blog

Historische Daten - Trados #3 Durch Übertragung alter Daten sofort einsatzbereit.

Wer unseren Blog ein wenig verfolgt, wird gemerkt haben, dass sich bei uns gerade alles um Softwareindividualisierung, - einführung, u.ä. dreht. Grund dafür ist vor allem unsere neuste Softwareentwicklung ‚Trados‘.

In diesem dritten Teil der Reihe über das modulare Warenwirtschaftssystem bieten wir einen Einblick zum Import historischer Daten – eins der wichtigsten Themen für Unternehmer, die sich neue Software anschaffen. 

Import historischer Daten für eine reibungslose Softwareeinführung

Mut steht am Anfang jedes Softwarewechsels. Es geht nicht nur um die Entscheidung, dass ein Wechsel stattfindet, sondern auch darum wie. Bei unserem Kunden hat sich für die Einführung von Trados ein sogenannter ‚Big Bang‘ mal wieder bewährt. Diesen erachten wir in den meisten Fällen als wesentlich sinnvoller als eine iterative Schritt-für-Schritt-Einführung. (Lesen Sie mehr zu erfolgreicher Softwareeinführung in einem unserer letzten Blogbeiträge.)

 

Der entscheidende Vorteil bei einer Softwareeinführung mit der Urknallmethode besteht darin, dass die alte Software wirklich Geschichte ist. Durch einen parallelen Betrieb zweier Softwaresysteme hingegen, geht immens viel Zeit durch Datenabgleiche verloren. Mitarbeiter halten an der alten Software fest, von der sie eigentlich entwöhnt werden sollen. So kommt es mitunter zu einer derartigen Ineffizienz, dass erfolgreiche Projektbewältigungen unmöglich werden.

 

Der Import historischer Daten verhindert genau das. Sie müssen sich die alte Software nicht ‚warm halten‘. Alle nötigen Informationen sind schließlich in der neuen Software vorhanden.

 

Natürlich ist jede neue Software mit einer (kleinen) Einführungsphase verbunden, in der sich Mitarbeiter auf die neuen Strukturen einlassen müssen. Durch ein intuitives Bedienkonzept, kann diese Periode aber möglichst kurz gehalten werden.

Historische Daten sind nicht nur Stammdaten!

Bei unserem Kunden standen also die Zeiger mit dem Wechsel zu Trados auf ‚Neuanfang‘. Das bedeutet durch den Import der bestehenden Datenstränge allerdings keinen Nullstart. Im Gegensatz zu anderen Softwareentwicklern, importieren wir nämlich nicht nur die wichtigsten Stammdaten, sondern eine ganzheitliche Vorgangshistorie. Dies wird meist aufgrund des enormen Zeitaufwandes gemieden.

 

Auch bei unserem Projekt hat der Import einen erheblichen Zeitfresser dargestellt. Für unseren Kunden war er aber verständlicher Weise ein unabdingbarer Schlüsselfaktor.

 

In die Übertragung der vollständigen Datenbank werden nämlich auch nicht-abgeschlossene Vorgänge (z.B. offene Rechnungen, Bestand und Projekte) eingebunden und praktikabel implementiert. So gehen keine Informationen verloren oder müssen neu eingebunden werden.

Die Schritte zum erfolgreichen Import

Für die Übertragung der historischen Daten war zunächst eine Analyse des alten Systems notwendig. Das Gutachten dazu beantwortete: Welche Daten können aus der alten Warenwirtschaft gezogen werden? Die gefilterten Daten wurden also geordnet um sie an die neuen Strukturen von Trados anzupassen.

 

Wir standen dann vor der Schwierigkeit, dass Trados einige Vorgänge mehr oder anders abbildet als die vorher genutzte Software. So wurden in letzterer beispielsweise Aufträge, die mit einer Rechnung abgeschlossen wurde, gänzlich vom System gelöscht. Darum musste eine Rekonstruktion nicht mehr vorliegender Datensätze erfolgen. Das heißt im Falle des genannten Beispiels, dass auf Grundlage der bestehenden Rechnung, etwa Artikelbestände zurückgerechnet und wieder ins System aufgenommen werden mussten.

 

Für einige Datenfelder, die für die Steuerung von Statistiken oder Exporten genutzt werden, fehlt klassischerweise die Dokumentation oder eine Möglichkeit auf den ursprünglichen Entwickler zurückzugreifen. In unserem Fall ließ z.B. die Bezeichnung des Feldes ("Bericht") wenig Aufschluss über die genaue Verwendung - ein klassisches "magisches Feld". Derartige Felder sind im Vorfeld selten komplett abzuhandeln. Uns bleibt hier wenig mehr als: erst mal importieren und dann abwarten, was passiert. In der ersten Woche tauchte der Zusammenhang (meist Aufnahme in die ein oder andere Statistik oder als Export-Feld) von selbst auf. In unserer eigenen Datenbankstruktur achten wir daher immer auf verständliche Namensgebung.

Trados – wie ein guter alter IT-Freund

Anhand obiger Beschreibung wird in Ansätzen klar, wieso ein Import historischer Daten so zeitaufwendig und deshalb nicht die vorherrschende Prozedur ist. Der individuellen Ansatz unserer FMA-Softwareentwickler macht es auch erst möglich die notwendigen Anpassungen für den umfassenden Import nachträglich zu realisieren.

 

Nach Import der historischen Daten ist ein abrupter Umstieg auf die neue Software kein Problem mehr. Nur ein Vermerk kennzeichnet die übernommenen Daten noch im Unterschied zu neuen Vorgängen. Krückenhafte Visualisierungen ihrer alten Software gehören der Vergangenheit an.

 

Trados wirkt als wäre es schon immer da gewesen.

Sprechen Sie uns an für eine Beratung zu Ihrem eigenen individuellen Modell von Trados.