08.02.2016   ·   Zurück zum Blog

Mehr Erfolg für FMA-Medien: Unser Grip-Test

Der Wunsch, unsere hochwertigen Dienstleistungen auch passend anzubieten, hat uns – wie die Macher von Grip – schon viele Varianten der Angebotserstellung ausprobieren lassen: Warenwirtschaft, die "auch" Angebote kann, Textverarbeitung, InDesign, usw. Wiederverwendbarkeit war nahezu nie gegeben und der Zeitaufwand war meist zu hoch. Soweit zu den Vorbedingungen – nun zu Grip.

Ein bisschen erschreckt man sich, wie schnell hier Text produziert werden kann 

Nach der Registrierung führt ein kurzer Assistent durch die Erstellung der ersten Vorlagen und des ersten Angebots. Die Unterteilung des Angebots in Einleitung, Preis und Schlussbemerkungen ist sofort klar. Das Beispielangebot der Macher ist ein guter Startpunkt und es wird sofort sichtbar, wo es hingehen kann.

Wir sind mit der Übernahme unserer Textbausteine aus der alten Angebotsvorlage gestartet. Die Eingabemasken lassen sich gut bedienen, schnell sind 20 Vorlagen angelegt: Einleitung, Preise, nächste Schritte, Kontakt. Ein bisschen erschreckt man sich, wie schnell hier Text produziert werden kann. Ein gutes Zeichen: Das bedeutet, dass Grip bei der Arbeit nicht im Weg liegt.

Die Gestaltung der Preise – bisher ein Hort individueller Lösungen je nach Tagesform – kann sofort überzeugen. Alle wichtigen Dinge sind da: Festpreise, kontinuierliche Zahlungen, Stundensätze und optionale Positionen. Die Übersicht der erfassten Positionen zeigt sofort den Gesamtpreis und den Preis inklusive Optionen. Standardpreise für Hosting und Wartung werden schnell als Vorlage erfasst. 

Die nächsten anstehenden Angebote bei uns bestehen alle aus individuellen Software-Entwicklungsprojekten im Umfang von 2 Arbeitswochen bis 6 Monaten. Ein guter Querschnitt also, auch wenn aufgrund der individuellen Anforderungen nicht auf viele unserer Vorlagen zurückgegriffen werden kann.

Grip zeigt hier Stärken: Sowohl bei kleinen, als auch bei sehr umfangreichen Angeboten geht die Arbeit schnell von der Hand. Einzelne Abschnitte lege ich als einzelne Textblöcke an. Diese werden in der Übersicht des Angebots komplett angezeigt und per Klick auf ein Icon separat bearbeitet. Das sorgt für die Konzentration auf diesen Abschnitt, da eben nur der aktuell geöffnete Abschnitt sichtbar ist. 

Im Kollegengespräch kann das Angebot gut vorbereitet werden: Es werden einfach die gewünschten Abschnitte angelegt und die Inhalte dort als Stichpunkte skizziert. Die können dann später ausformuliert und fertiggestellt werden. 

Das Angebotslayout ist wenig individualisierbar, aber sofort einsatzbereit

Sind alle Inhalte zusammengestellt, können diverse Stammdaten für das Angebot eingestellt werden. Eine Auftragsbestätigung kann als Vorlage eingefügt werden. Die wichtigsten gestalterischen Dinge können angepasst werden: Seitenränder, Logo und Schriftarten. Optionen wie die englische Sprache für alle fest eingebauten Texte und die Angabe der Währung lässt sich das Angebot auch für internationale Kunden anpassen. 

Das eigene Briefpapier kann durch ein Beta-Feature eingebaut werden. Das haben wir noch nicht getestet, da uns auch das Standardangebot gut gefallen hat. Das sollte es allerdings auch, denn neben den drei auswählbaren Layouts ist keine weitere Individualisierung möglich. Von den drei auswählbaren Layouts würde ich mich auch nur mit der Standardvariante zum Kunden trauen, das kann aber Geschmackssache sein.

Für erstellte Angebote gibt es einen kleinen Workflow. So verstopfen versandte, angenommene und nicht angenommene Angebote nicht auf Dauer die Liste der Entwürfe. Auch hier wurde ein minimales System umgesetzt, das genau das Nötigste tut. Meiner Meinung nach auch eine Stärke, da Grip hier nicht in die Situation kommen kann, mehr zu werden als ein Werkzeug zur Angebotserstellung. Das würde dem guten Workflow auf Dauer sicherlich abträglich sein.

Fazit & Kritik

Ich bin mit Grip sehr glücklich und würde es als bisher beste der vielen Varianten zur Angebotserstellung bezeichnen. Die Applikation liegt nicht im Weg, tut was sie soll und definitiv auch nicht mehr.

Die eingeschränkte Individualisierung der erstellten Angebote ist zu verschmerzen, sollte aber nachgereicht werden. Wir schreiben momentan Angebote im Namen einer Marke. Hier gelten bestimmte Regeln zur Nennung der Firma im Hintergrund. Bei den fest hinterlegten Titelblättern und der Vorlage der Auftragsbestätigung mussten dafür Kompromisse gefunden werden, da wir keinen Einfluss auf die Erstellung dieser Texte nehmen konnten.

Nach der Erstellung einer Handvoll Angebote und einigen erhaltenen Aufträgen fällt mir der größte Kritikpunkt auf: Die Preispositionen sind frei von jeglicher internen Hintergrundinfo. Jeder Preis wird aufgrund bestimmter geplanter Arbeiten kalkuliert und dann eben in eine Zahl zusammengefasst. Wird das Angebot später angenommen, fehlt die Info, welche Arbeiten in welchem Umfang eingeplant waren. Auch bei der Weitergabe der Arbeiten an andere Mitarbeiter oder die Verteilung auf mehrere Kollegen war dann unklar, wofür wieviel Zeit eingeplant war. Das wird nun von uns weiterhin in einem separaten Dokument erfasst, eine Erfassung in Grip wäre aber sehr wünschenswert.

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