Softwareeinführung


So starten Sie erfolgreich durch

23.01.2017   ·   Bild: pixabay - CC-0   ·   Zurück zum Blog

Softwareeinführung- Was ist zu beachten?

Mit dem neuen Jahr, kommen die guten Vorsätze und die Zeit für Veränderungen. Da denkt man auch über neue Software nach. Was gilt es bei der Implementierung zu beachten?

In zwei unserer letzten Blogbeiträge haben wir beschrieben, welche Faktoren bei der Entscheidung zwischen Individual- und Standardsoftware bestimmend sind. Wenn man den Weg der Auswahl weiter beschreitet, entsteht die große Frage danach, wie die neue Software ihren Weg in die bestehenden Unternehmensstrukturen findet.

 

Wir von FMA-medien entwickeln seit 17 Jahren Software. Wir haben zahlreiche Unternehmen bei einem sogenannten Software-Rollout begleitet und wissen daher woran es scheitern kann und wie es stattdessen funktioniert. Hier zeigen wir, was es zu beachten gilt.

 

ERP ist nicht gleich ERP: Gezielte Vorbereitung als Grundstein

Die Einführung eines neuen Softwaresystems in das Unternehmen fängt schon weit vor dem Kauf an. Es gilt sich sorgsam zu überlegen, was man von einer Software verlangt. Ist eine branchenspezifische Lösung das Passende oder soll der eigene Workflow möglichst getreu wiedergegeben werden? Das hat natürlich seinen Preis. Vielleicht lohnt es sich aber auch das Projekt einer durch und durch individuellen Entwicklung zu begehen. Oder sie denken über eine webbasierte Variante nach?

 

Im ersten Schritt muss man sich dafür wohl zwangsläufig durch das Gewusel der riesigen Softwarelandschaft quälen. Um nicht bei null in der Google-Suche anfangen zu müssen, kann Softguide eine Stütze bilden. Hier erfährt man, welche branchenspezifischen Produkte es gibt oder welche Teil- und Gesamtlösungen für die betrieblichen Anwendungsbereiche geeignet sein können.

Anhand der Produktbeschreibungen sollte eine Liste erstellt werden, die die aufgeführten Funktionen der jeweiligen Software in Bewertungen wie ‚unerlässlich‘, ‚wünschenswert‘ und ‚nice-to-haves‘ unterteilt. Außerdem sollten sie die angebotenen Lizenzen in Angebotsspektrum und Preis vergleichen. Wir würden sagen, dass etwa 90% der gescheiterten Softwareneueinführungen durch mangelhafte Begutachtung der verfügbaren Produkte entstehen.

 

Fühlen Sie Vertretern bei Produktpräsentationen auf den Zahn

Nach den genannten Kriterien können Sie die geeignetsten zwei bis drei Produkte auswählen um die Vertreter der Softwarefirmen zu einer Vorführung einzuladen. Beim Gespräch mit diesen sollten Sie vor allem Fragen zum Individualisierungsgrad stellen. Wie anpassungsfähig ist die Software? Können Feldbezeichnungen geändert werden und Prozesse umgeschrieben werden? Sind die nötigen Parameter vorhanden?

 

Die Liste ist lang. Die Software sollte sich in möglichst vielen Hinsichten auf Ihren Arbeitsalltag einstellen lassen. Wenn nicht wenigstens 80% Ihrer Vorgaben durch die Software erfüllt werden, sollten Sie diese Lösung verwerfen und gegebenenfalls eine Individualentwicklung erwägen. Ihre Auswahl sollte auf jeden Fall auf eine lange Sicht ausgelegt sein.

 

Von Unternehmen, die sich auf die Auswahl von Softwarelösungen spezialisiert haben, sollte eher abgeraten werden. Ob hier die nötige Objektivität tatsächlich gewährleistet werden kann, bleibt zu bezweifeln. Mitunter werden diese Firmen vermutlich von einer Zusammenarbeit mit den jeweiligen Softwareanbietern beeinflusst.

Software auf Probe: Demo-Versionen bis 60 Tage

Haben Sie ein Produkt ausgewählt, das Sie wirklich überzeugt hat, sollten Sie in jedem Fall die Möglichkeit einer Demoversion in Anspruch nehmen. Diese sollte nicht nur 30, sondern möglichst 60 Tage laufen um alle Funktionen ausprobieren zu können.

 

Räumen Sie auch Zeit für Ihre Mitarbeiter ein um die Testversion ausprobieren zu können. Zwar werden Hersteller davon abraten, da sie durch eine mangelnde intuitive Bedienung abgeschreckt werden könnten. Aber wenn sich Mitarbeiter in 60 Tagen nicht einigermaßen mit einem System angefreundet haben, führt dieses sicherlich auch in der späteren Anwendung zu Frustration und Ineffizienz im Arbeitsalltag.

 

So lassen sich langwierige Schulungen vermeiden. Wenigstens in seinem Teilbereich sollte ein jeder Mitarbeiter gut zurechtkommen. Dass er seinen Bereich und die Verknüpfungen mit anderen Schritten im Unternehmen versteht, ist auch Voraussetzung für die Einweisung neuer Mitarbeiter. So hat der Wareneingangs-Beauftragte auch wirklich die Neueinkünfte im Blick und die Buchhaltung weiß umfassend mit den Finanzen umzugehen. Die Einführung einer neuen Software ist nicht allein Sache der IT-Abteilung oder der Geschäftsführung. Sie ist genau wie viele andere Projekte ganzheitlich anzugehen.

Nichts verschleppen! ‚Big Bang‘ statt iterativer Softwareeinführung

Wenn auch die Demoversion einer Software überzeugen konnte, geht es daran ein Pflichtenheft zu erstellen. Oft stellen Softwarehersteller auch schon Formulare für die berücksichtigten Anpassungen bereit. Darin kann festgelegt werden in welcher Währung und welchen Einheiten gerechnet werden soll, wie Teilbereich heißen, Arbeitszeiten abgerechnet werden etc. Alle Hardwareanforderungen und Parameter sollten festgehalten werden. Dabei muss auch die Übernahme historischer Daten bewerkstelligt werden – die Datenmigration.

 

Ziele und Anforderungen müssen von vornherein klar definiert sein und in den Vertrag aufgenommen werden. Dies kann im Streitfall als Beweis dienen, denn bei Zweifeln ist der Kunde in der Beweispflicht. Lizenz- und Nutzungsbedingungen gewissenhaft zu lesen sind zwar ein weiterer Anhaltspunkt, sollten aber nicht die einzige Absicherung bieten.

 

Beim Installationstermin geht die Einführung der Software langsam in die heiße Phase. Die Key-User bilden mit Ihren erweiterten Nutzungsberechtigungen die Eckpfeiler der Einführung. Sie sind Ansprechpartner für die Schulungen der anderen Nutzer.

 

Ist die Installation abgeschossen, muss das System noch von Demodaten bereinigt werden und kann dann in den Alltagbetrieb übergehen.

 

Eine parallele Nutzung der alten Software (iterative Softwareeinführung) kann für einen seichten Übergang sorgen, aber auch zu Problemen in der Integration der neuen Software und bei der Akzeptanz der Mitarbeiter führen. Mitunter können die Verzögerungen dafür sorgen, dass das System in seiner ursprünglichen Planung (durch gewöhnliche Entwicklungen im Unternehmen) unbrauchbar wird. Einen klaren Zeitpunkt zu setzen, an dem die neue Software ohne Kompromisse genutzt werden soll, hat sich nach unserer Erfahrung in den meisten Fällen als die bessere Lösung erwiesen. Technische Probleme oder spätere Nachbesserungen können hierbei aber natürlich nicht ausgeschlossen werden.  

Wir unterstützen Sie bei einer Softwareeinführung

Softwareeinführung bedarf also guter Vorbereitung und einer Beratung mit der gesamten Firmenstruktur. Wir von FMA-medien stehen Ihnen gerne bei einer Auswahl unterstützend zur Seite und beraten Sie auch zu der Möglichkeit einer Individualsoftwarelösung. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne in Zusammenarbeit mit unserem IT-Consulter WWS-InterCom