Spezielle Features – Trados #5


Unsere Spezialitäten!

27.02.2017   ·   Bild: FMA-medien   ·   Zurück zum Blog

Spezielle Features – webbasierte Warenwirtschaft Trados #5 Dinge, die Trados noch individueller machen.

In unserem letzten Blogbeitrag zum Projektmanagement haben wir sie bereits angekündigt: die vielen kleinen Funktionen vom Warenwirtschaftssystem Trados, die nicht auf den ersten Blick zu erkennen, aber dafür auf den zweiten umso bestechender sind. Wir gehen in diesem Artikel auf die Kommunikation am Rande von Projekten, den Umgang mit Frachtkosten und einige kleine andere Spezialitäten von Trados ein.

Erfolgreiche Kommunikation im Unternehmen

Kommunikation ist eine der wichtigsten Eckpfeiler eines erfolgreichen Unternehmens. Leider hapert es an ihr jedoch des Öfteren. Grund dafür ist dann eine Häufung von Hindernissen, die keiner sich so richtig erklären kann. Meistens liegt es aber bei genauerer Betrachtung an zweifelhaften oder fehlenden Strukturen, die sich dem erfolgreichen Redefluss in den Weg stellen.

 

Nicht nur den allgemeinen Aufbau der Projektstrukturen, der nach außen zu Kunden dringt, sondern vor allem die interne Übermittlung von Informationen innerhalb des Unternehmens regelt das webbasierte Warenwirtschaftssystem Trados mit seiner individuellen Anpassung. So können auf die Projekte Bemerkungen gelegt werden, die je nachdem mit verschiedenen Prioritäten und mit oder ohne Benachrichtigung notiert werden.

 

 Das mag zunächst lapidar klingen. Wer den Arbeitsalltag mit der Kommunikation über Softwaremodule aber kennt, weiß wie nervtötend ständig aufflackernde Erinnerungen von Kollegen sein können und damit den Arbeitsfluss stören. So kann ausgewählt werden, welche Bermerkungen wirklich wichtig sind und damit immer auftauchen sollen, und welche nach einer einmaligen Erinnerung verschwinden oder nur am Seitenrand auftauchen.

 

Frachtkosten: jederzeit anpassbar

Frachtkosten sind ein leidiges Thema für Systeme, die in starren Strukturen funktionieren. Je nach Gewicht der transportierten Waren und Länge der Transportstrecke variieren sie und müssen danach angepasst werden. Meist haben Unternehmen deshalb riesige Tabellen um festzulegen welcher Frachtpreis im entscheiden Fall zutrifft.

 

In Trados können diese Tabellen hinterlegt werden. Dadurch erfasst man für einen Auftrag zunächst lediglich die Position ‚Frachtkosten‘. Transportstrecke und (besonders wichtig) Gewicht können nachträglich in der Tabelle ausgewählt werden . Hinterlegen lässt sich auch eine Kalkulationsübersicht, die das Errechnen der Verkaufspreise auf Grundlage der Einkaufspreise verschiedener Spediteure möglich macht.

Frachtkostentabelle in Trados

Die gängige Methode einzelne Artikelpositionen für die jeweilige Strecken- und Gewichtspreise anzulegen, ist möglich, erfordert aber einen enormen Zeitaufwand und wird schnell unübersichtlich. Durch die gewählte Variante bei Trados spart sich unser Kunde eine Menge Artikelpflege.

 

Anpassungen im Warenwirtschaftssystem? Eine Spezialität von Trados

Wenn eins bisher klar geworden ist, dann dass wir versucht haben das Warenwirtschaftssystem Trados so flexibel wie möglich zu gestalten. Das gilt auch in vielen weiteren Anwendungsbereichen. Beispielsweise müssen Lieferscheine häufig ausgebessert werden können, wenn Positionen zu einer Bestellung hinzugefügt oder abgezogen werden. In vielen ERP-Systemen muss dann der Auftrag und separat dazu noch einmal der Lieferschein geändert werden.

Im webbasierten Trados werden Artikel, die im Lieferschein eingetragen werden direkt in den Auftrag übernommen. So landet dieser Artikel dann auch direkt auf der Rechnung und kann nicht vergessen werden. Gleiches geschieht mit Frachtkosten, ändern sich diese durch andere Lieferungsbedingungen, werden sie durch die Änderung auf dem Lieferschein auch in Angebot und Rechnung angepasst. Außerdem ist eine automatische Wiedereinlagerungsgebühr für Produkte, die zurück ans Lager gehen, möglich.

 

 

Weiter verhält es sich mit Rabattausweisungen. Sind diese in einem ersten Angebot falsch, fordert ein Kunde sicherlich Ausbesserung. Viele Unternehmen lösen dies, indem sie Gutschriften an das Ende einer Rechnung setzen. Bei Trados wird allerdings eine Korrekturrechnung eingebaut, die die Statistiken für Auswertungen nicht verfälschen (mehr zu den Auswertungen im nächsten Blogbeitrag. Sind die Rabatte nachträglich miteingerechnet, kann so nachvollzogen werden zu welchen tatsächlichen Verkaufspreisen Artikel durchschnittlich verkauft werden.  

 

Durch individualisierbare Textvorlagen können die Drucke für Angebote und Rechnungen angepasst werden. Auch hier sorgen vorher angelegte Textbausteine für eine Beschleunigung bei der Erstellung der Dokumente, indem sie teilweise sogar schon automatisiert in Rechnungen eingefügt werden.

 

Damit zahlreiche individuelle Anpassungen nachvollziehbar bleiben, können Mitarbeiter die einzelnen Schritte jeder Zeit im Änderungsprotokoll nachvollziehen. Eine Bearbeitungssperre sorgt dafür, dass sich bei den Änderungen nicht zwei Mitarbeiter in die Quere kommen. So bleibt klar: Wer hat wo und wann etwas angepasst?

 

Frachtkosten, Kundenrabatte, … - auch Ihre individuellen Anforderungen erfüllt Trados

Die Software Trados unterstützt Sie also vor allem durch seine individuelle Anpassbarkeit für einen reibungslosen Projektverlauf. Individuelle Anpassungen zu sinnvollen Kosten machen zu können, ist für uns einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren um den Veränderungen in einem Betrieb gerecht zu werden.

 

Durch den strukturierten Aufbau bestehen zahlreiche Möglichkeiten die Anwendung nach Ihren Wünschen anzupassen. Sprechen Sie uns an für Ihre persönliche Version des webbasierten Warenwirtschaftssystems.